Perché le spedizioni B2B dirette in Europa necessitano di un piano di trasporto, non solo di un preventivo per il trasporto merci

Per una spedizione diretta in Europa, la prima domanda è spesso: «Qual è la tariffa di trasporto?». Questa domanda è necessaria, ma raramente sufficiente per prendere una decisione di spedizione affidabile.

Un preventivo diventa utile soltanto quando è collegato al carico, alla struttura dei fornitori, alla destinazione, ai documenti e al modo in cui la spedizione verrà ricevuta. Un costo inferiore per una singola tratta di trasporto potrebbe generare ulteriore lavoro in seguito, se la modalità scelta non si adatta al piano di gestione delle scorte o se le informazioni provenienti da diversi fornitori risultano inconsistenti.

Per i venditori di e-commerce, i produttori e i team incaricati del rifornimento di magazzini all’estero, un punto di partenza migliore è un piano di trasporto. Tale piano non deve essere complesso. Deve rispondere a quattro domande pratiche:

1. Qual è il profilo del carico?
2. Cosa richiede il piano di gestione delle scorte?
3. Quale modalità di trasporto si adatta alla destinazione e agli accordi di consegna?
4. I documenti della spedizione sono pronti per essere spostati insieme?

1. Iniziare con il profilo della merce, non con la modalità di trasporto preferita

Lo stesso acquirente potrebbe necessitare di modalità di trasporto diverse per spedizioni differenti. Una spedizione composta da merce per rifornimento ordinario non viene valutata esattamente nello stesso modo di una spedizione che richiede manipolazione speciale o che proviene da diversi fornitori.

Prima di richiedere un preventivo, preparare un profilo chiaro della merce. Questo deve descrivere i prodotti, l’imballaggio, la quantità, le dimensioni, il peso, il numero di fornitori e qualsiasi nota relativa alla manipolazione o alla conformità. Per la pianificazione LCL e FCL, l’acquirente deve inoltre specificare se la merce verrà ritirata da un unico fornitore o consolidata da più origini.

Queste informazioni aiutano il fornitore logistico a discutere la struttura di spedizione più adeguata. Riducono inoltre il rischio di confrontare preventivi basati su ipotesi diverse. Se un preventivo presuppone un singolo fornitore pronto alla spedizione e un altro presuppone diversi fornitori che richiedono consolidamento, i due importi non descrivono lo stesso servizio.

Il profilo della merce è particolarmente importante per esempi quali spedizioni in container completo, veicoli elettrici o giocattoli. Queste categorie potrebbero richiedere controlli aggiuntivi relativi alla documentazione del prodotto, alle dimensioni, alle modalità di movimentazione o ai requisiti del paese di destinazione. Un esempio di prodotto dovrebbe quindi avviare una conversazione di verifica; non deve essere considerato una decisione automatica di accettazione.

2. Collegare la modalità di trasporto al piano di inventario

Gli acquirenti diretti in Europa valutano comunemente il trasporto marittimo, il trasporto aereo e il trasporto terrestre. La scelta ottimale dipende dal rapporto tra le caratteristiche della merce, il rischio legato all’inventario e le modalità di consegna presso la destinazione.

Trasporto marittimo per carichi pianificati e necessità di consolidamento

Il trasporto marittimo è spesso preso in considerazione quando la spedizione può essere pianificata in anticipo o quando l’acquirente deve valutare le opzioni LCL e FCL. Per una spedizione e-commerce con più fornitori, la decisione non riguarda soltanto lo spazio disponibile nel contenitore, ma include anche il modo in cui la merce viene raccolta, consolidata e documentata prima della partenza.

L’acquirente dovrebbe chiedere se il servizio proposto accetta la struttura LCL o FCL richiesta, come verranno integrate le informazioni dei fornitori e quale parte è responsabile del controllo della documentazione. L’obiettivo è comprendere l’intero passaggio di consegna, dalla merce del fornitore al pacchetto documentale di destinazione.

Trasporto aereo per domande di pianificazione legate a vincoli temporali

Il trasporto aereo può essere preso in considerazione quando la pressione sul magazzino, le caratteristiche del prodotto o un particolare requisito di consegna rendono opportuno valutare una modalità diversa. L’acquirente non deve ritenere che il trasporto aereo elimini il lavoro relativo alla documentazione. Le informazioni commerciali, i dettagli dell’imballaggio e i requisiti della destinazione devono comunque essere chiari.

Una discussione sul trasporto aereo dovrebbe quindi includere le stesse domande fondamentali di una discussione sul trasporto marittimo: cosa viene spedito, da quanti fornitori, con quale accordo di destinazione e sotto la responsabilità di chi vengono preparati i documenti?

Trasporto su strada nell’ambito di una discussione sui percorsi in Europa

Il trasporto terrestre potrebbe essere rilevante per una spedizione verso l’Europa, a seconda dell’origine, della destinazione e dei percorsi disponibili. Per l’acquirente, il punto fondamentale è non considerare il trasporto terrestre come una promessa generica valida per ogni paese o tipologia di merce. Il percorso proposto, i limiti relativi alla merce, la documentazione richiesta e la responsabilità per la consegna devono essere confermati prima che il servizio venga presentato come idoneo.

Per questo motivo, un piano di trasporto per l’Europa può risultare più utile di una preferenza fissa per una determinata modalità. Consente all’acquirente di confrontare le opzioni marittime, aeree e terrestri disponibili in base al profilo effettivo della spedizione.

3. Considerare i documenti come parte integrante del piano di trasporto

La merce proveniente da più fornitori introduce un secondo livello decisionale: il coordinamento dei documenti. I diversi fornitori potrebbero utilizzare descrizioni di prodotto diverse, informazioni sul confezionamento differenti o formati eterogenei per i documenti commerciali. Se tali dettagli non vengono allineati tempestivamente, l’acquirente potrebbe ricevere domande ripetute durante la prenotazione o all’arrivo a destinazione.

L’acquirente dovrebbe chiedere al fornitore logistico di spiegare:

• quali informazioni sul fornitore sono richieste prima della prenotazione;
• come vengono verificati e consolidati i documenti;
• come viene coordinato il bill of lading, o BOL, quando sono coinvolti più fornitori;
• quali documenti deve fornire l’acquirente;
• quali documenti per lo sdoganamento a destinazione vengono preparati o coordinati; e
• dove inizia e dove termina la responsabilità dell’acquirente.

La direzione di servizio confermata da IMEX Mall include l’assistenza nell’organizzazione delle informazioni relative alle spedizioni provenienti da più fornitori e il coordinamento della documentazione connessa al BOL. La struttura esatta dei documenti dipende dall’organizzazione specifica della spedizione e dai termini operativi finali. L’impegno utile consiste in un flusso di lavoro più chiaro, non in una garanzia incondizionata secondo cui ogni spedizione utilizzerà un unico BOL o otterrà lo sdoganamento senza ulteriori chiarimenti.

4. Utilizzare una checklist pre-preventivo

Prima di richiedere un preventivo per il trasporto merci verso l’Europa, l’acquirente può preparare una breve checklist:

Questo elenco di controllo facilita il confronto tra elementi omogenei. Aiuta inoltre l’acquirente a individuare le informazioni mancanti prima che la conversazione relativa alla prenotazione diventi urgente.

Un metodo pratico per valutare un partner logistico per l’Europa

Un partner logistico europeo adeguato dovrebbe essere in grado di discutere più di una semplice tratta di trasporto. L’acquirente dovrebbe richiedere una spiegazione chiara della scelta della modalità di trasporto, della gestione di spedizioni LCL/FCL, del coordinamento dei documenti forniti dai fornitori e del passaggio della merce alla destinazione. Per esempi di spedizioni DDP nel Regno Unito o di carichi particolari, quali container completi, veicoli elettrici ed articoli giocattolo, l’acquirente dovrebbe richiedere una verifica separata dell’idoneità e della conformità.

Il gruppo di servizi per l’Europa di IMEX Mall si basa su opzioni marittime, aeree e terrestri, con la gestione di spedizioni LCL/FCL e il coordinamento documentale tra più fornitori come temi ricorrenti nelle discussioni. Gli acquirenti possono utilizzare la conversazione iniziale per condividere il profilo della propria merce, la struttura dei fornitori e i requisiti di destinazione, quindi verificare quali condizioni di servizio sono effettivamente applicabili.

Il risultato è una conversazione d’acquisto più utile. Invece di selezionare isolatamente un preventivo di trasporto, l’acquirente confronta un piano di trasporto che può essere verificato rispetto alla merce, ai documenti e alle responsabilità di consegna.

Passo successivo

Preparare il profilo della merce, l'elenco dei fornitori e i requisiti di destinazione prima di richiedere una revisione della spedizione verso l'Europa. Chiedere al fornitore logistico di confrontare le opzioni marittime, aeree e terrestri pertinenti, spiegare la struttura LCL/FCL e confermare come verranno gestiti i documenti provenienti da più fornitori e il coordinamento delle bolle di carico (BOL).

Richiedere una verifica della compatibilità della spedizione verso l'Europa e della documentazione.